Blog de l'équipe de Polytechnique.org

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vendredi, décembre 6 2013

À propos de la communication de masse

Depuis quelques mois, plusieurs camarades ont utilisé les listes promo pour contacter l'ensemble de la communauté polytechnicienne. Je ne rentrerai pas dans le débat sur le contenu de ces emails, mais plutôt sur la méthode utilisée et ses conséquences. Bien sûr, nous fournissons des outils de communication et ils sont faits pour être utilisés, mais le détournement de leur usage pose différents types de problèmes.

Problèmes techniques

Bien sûr ce sont les problèmes que nous rencontrons le plus souvent de notre côté : quel type de serveur répondra le mieux aux besoins en emails (envoi, listes de diffusion et adresses de redirection) de nos camarades. Nous sommes maintenant assez rodés et le "tout venant" ne pose plus de soucis aux machines modernes. Cependant la configuration de logiciels complexes demande un savoir-faire notable et une attention soutenue afin de bloquer les messages indésirables (90 % des emails que nos serveurs reçoivent) sans perdre ceux qui sont légitimes (notamment lors des changements de version de logiciel).

Malgré tout, envoyer une pièce jointe de 5 Mo sur une liste de diffusion ayant 500 membres demande à notre serveur de traiter 5Mo * 500 = 2,5 Go de données en flux tendu, en plus de la charge habituelle. La RAM s'est largement démocratisée ces dernières années, mais cela représente quand même un pic extrême par rapport à la charge normale. Devons-nous nous lancer dans une "course aux armements" et nous ré-équiper de serveurs flambant neufs tous les ans (la durée de rotation actuelle est plutôt 5 ans) ? Cela demanderait également de re-configurer les logiciels, faire des tests de non-régression, etc. L'équipe actuelle de Polytechnique.org n'est pas dimensionnée pour cela. Cela est dû au fait que le protocole des emails (SMTP) n'est pas fait pour transporter autre chose que du texte. Il y a bien d'autres façons d'envoyer des fichiers, plus efficaces et moins consommatrices de ressources (HTTP, FTP). Il n'est aujourd'hui pas difficile de trouver un hébergement de fichiers sur le web.

Il faut noter également que le temps que l'équipe "mail" de Polytechnique.org passe à bloquer de tels envois (ou à réparer les serveurs suite à un envoi légitime) n'est pas passé à améliorer nos outils.

Enfin le fonctionnement des serveurs de mail fait que si trop de personnes marquent comme spam des emails venant de nos serveurs, il y a un risque réel que nos serveurs soient bloqués par AOL, Orange ou autres car notre proportion de spam serait élevée. Ce système permet de se protéger efficacement de réseaux de d'ordinateur infectés par des virus, mais peut rapidement blacklister de petits fournisseurs de services comme Polytechnique.org.

Problèmes organisationnels

Cependant les problèmes techniques ne sont finalement pas les plus graves : on arrivera toujours à se débrouiller pour faire fonctionner un ordinateur, même si le logiciel est compliqué. Le véritable problème est celui de la confiance dans l'outil.

En effet si les messages adressés aux listes promo n'ont plus de rapport avec la promo, les camarades vont se désinscrire progressivement, et 2 ans plus tard, lorsque les caissiers voudront organiser un magnan promo, ils devront partir à la recherche de leurs cocons avec plus de difficultés qu'auparavant. Il est vrai qu'il y a toujours des "débranchés", mais ce n'est pas le même travail d'en gérer une dizaine (que l'on va peut-être réussir à réinscrire) plutôt que la moitié de la promo qui ne veut plus utiliser les outils de Polytechnique.org parce qu'ils ont été détournés de leur but.

Très pragmatiquement, utiliser les listes promo massivement reste suspendu au bon vouloir des modérateurs. Ainsi la diffusion n'est pas assurée, et elle le sera d'autant moins que les utilisations seront fréquentes. Je suis un partisan farouche de la décentralisation des décision pour ce genre de cas, et Polytechnique.org a laissé la modération des listes promo à des caissiers (ou missaires ou autres représentants volontaires), ce n'est pas pour leur retirer cette responsabilité dès que la situation change. Ainsi celui qui envoie le message n'a aucune assurance de diffusion. De plus les emails restent retenus un certain temps, ce qui empêche la synchronicité du débat (en fonction de la vitesse des modérateurs).

Ensuite, et ce n'est pas le moindre des problèmes, si de nombreux messages sont échangés, les modérateurs ne seront certainement pas devant leur ordinateur en permanence et recevront plusieurs emails de rappel. Cela combiné au fait que la procédure de refus (contrairement à l'acceptation ou au classement en spam) est nécessairement "un par un" met la motivation des modérateurs à rude épreuve. Plusieurs nous ont fait part ces derniers jours de leur agacement, voire de leur volonté (compréhensible) de rendre leur charge. S'il n'y a pas de nouveau volontaire, les listes sont gérées par l'équipe du support de Polytechnique.org qui n'est pas réputée être la plus coulante. Cela n'est bon ni pour les cocons (qui ratent des messages qui les intéressent peut-être), ni pour l'équipe Polytechnique.org (qui n'a pas un temps extensible, cela se fait donc à la place du développement).

Ce que dit la loi

La loi Informatique et Liberté de 1978 (et mise à jour régulièrement depuis) est assez stricte sur le courrier non sollicité. Elle prévoit 5 ans d'emprisonnement et 300 000 € d'amendes pour la plupart des infractions. Il est à noter que cela ne concerne pas uniquement l'inscription à une liste de diffusion sans accord préalable, mais également le détournement d'une liste de diffusion (cf art 226-21 du code pénal).

L'équipe de Polytechnique.org est très attentive à ces problématiques et cet engagement n'est pas seulement une "peur du gendarme", mais un devoir au vu de la confiance que vous êtes nombreux à nous témoigner régulièrement.

mercredi, mars 30 2011

Un annuaire commun

Fusion des annuaires X et Gadz’Arts

Les annuaires en ligne des Polytechniciens et des Ingénieurs des Arts et Métiers seront bientôt fusionnés. Les équipes de Gadz.org et X.org mutualisent déjà leurs effectifs.

Nous vous proposons un article écrit conjointement entre Polytechnique.org et Gadz.org. Ces deux associations ont environ le même âge et partagent à peu de chose près les même buts et les même principes de fonctionnement. Cela fait déjà plusieurs années qu'elles collaborent et échangent leurs best practices en matière de gestion de communauté et d'innovations technologiques.

A l'heure des multiples fusions acquisitions des géants de l'informatique tel que Oracle, Microsoft ou Google, beaucoup de chamboulements sont actuellement en cours dans nos communautés respectives. Tant du côté de l’école avec par exemple la mise en place de ParisTech mais aussi du côté des associations d’anciens élèves : chez les X comme chez les Gadz, un rapprochement entre les associations AX ou Soce et les associations polytechnique.org ou gadz.org est à l’oeuvre. Nos associations ont pris la décision naturelle de mettre en commun nos ressources et notre savoir faire. Pour la première fois, l’équipe Gadz.org a assuré la maintenance de Polytechnique.org durant la soirée du Bal de l’X. Fort de cette réussite, nous allons profiter ce mois-ci de la semaine à Skioz’Arts de l’équipe Gadz.org pour effectuer l’échange inverse : c’est donc l’équipe d’X.org qui assurera la supervision et le support de Gadz.org.

Pour le futur, nous réfléchissons actuellement à la création d’un annuaire unique qui regroupera l’ensemble des diplômés X et Gadz. Et oui ! Nous y sommes quasiment : il n’y a plus qu’un pas vers la fusion !

Qu'est-ce que cela change pour nos camarades ?

Tes accès au site de la communauté ne sont pas modifiés, tu peux continuer à utiliser ton login et ton mot de passe traditionnel. Tes informations sont également inchangées.

Est-ce que cela change quelque chose sur l'intitulé de mon diplôme ?

A l'heure actuelle nous ne pouvons répondre, les responsables des écoles sont actuellement en discussions sur ce sujet.

Est-ce que cette migration nous est facturée ?

Comme jusqu'à présent les services sont autofinancés, par nos sponsors, nos partenaires, vos dons, le travail des bénévoles.

Nous souhaitons aussi impliquer nos membres dans ce processus et c’est pourquoi nous avons préparé un sondage, il ne prendra que quelques instants à remplir : https://www.polytechnique.org/sondage-fusion-x-am

Bien entendu, cette fusion qui ne manque pas d’ambition demande aussi des investissements. Nous avons déjà créé un compte commun et il ne demande plus qu’à se remplir ! Tu peux donc faire un don pour soutenir ce projet.

mercredi, octobre 13 2010

10 ans déjà !

L'Association Polytechnique.org, déclarée en préfecture le 31 mai 2000, fête officiellement cette année ses 10 ans. Cette première décennie a été fêtée à la Maison des X ce 19 novembre.

Avec 10 ans et plus de 17.000 inscrits, nous pouvons être fiers de l'outil que nous ont transmis les promotions successives de polytechniciens, sous l'impulsion initiale de Yann Buril (X96), Norbert Lataille (X97) et Jean-Michel Yolin (X65). À l'époque, l'avenir de l'association était loin d'être certain, les relations avec ses partenaires étaient encore très instables et l'association ne disposait pas d'un historique lui permettant d'obtenir la confiance de ses interlocuteurs quant à la pérennité de ses services. En revanche, ses membres faisant preuve d'un extraordinaire esprit d'innovation technique et d'une volonté sans borne, l'association a atteint une maturité quasi-professionnelle et une compétence technique interne réelle : "on leur a dit que c'était impossible, ils ont quand même essayé, ils l'ont fait."

Pour les origines, nous invitons le lecteur à prendre connaissance, si ce n'est déjà fait, de l'histoire de Polytechnique.org.

Quel bilan de cette décennie ?

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vendredi, mai 1 2009

Poisson d'avril 2009

Selon la tradition, la lettre mensuelle du premier avril 2009 contenait un poisson d'avril. Les X étaient invités à s'exprimer sur des prestataires pressentis pour la gestion de l'annuaire de Polytechnique.org. Ce poisson d'avril était commun avec les Gadz.org, notre alter ego des Arts et Métiers.

Bien entendu, il n'a jamais été question d'externaliser la gestion de l'annuaire de Polytechnique.org !

Environ 450 personnes ont répondu au sondage et les résultats numériques sont relativement conformes à ce qu'on pouvait attendre : Google en tête du peloton ; Microsoft, Facebook et les chinois en queue.

Les commentaires sont beaucoup plus instructifs.

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jeudi, août 21 2008

X.org : les outils pour donner à notre communauté l’efficacité nécessaire dans une économie mondialisée

1996 : notre École se trouvait à mi-chemin d’une évolution majeure d’une rapidité sans précédent :

  • cinq ans auparavant en 1990 les trois quarts des élèves sortaient au service de l’État (administrations, entreprises nationalisées…). Paris était le centre nerveux de nos réseaux “en étoile” et notre École était sans conteste “La Grande École
  • mais déjà il était clair que cinq ans plus tard, au tournant du siècle, moins du quart des élèves sortiraient au service de l’État, avec une proportion de plus en plus forte entreprenant des carrières internationales (avec de surcroit l'ouverture des recrutements par des voies nouvelles aux nouveaux pays émergents : Chine, Vietnam, Brésil, roumanie, ...)

Nos réseaux essentiellement parisiens devaient donc devenir mondiaux, polycentriques, maillés et rapidement évolutifs.

Dans ce contexte notre École, vue de San Francisco ou de Pékin, devenait microscopique, invisible même. De surcroit à cette échelle notre diplôme, lui-même illisible, n’était plus reconnu (ou plutôt il était assimilé à un “bachelor”, diplome d'“engineer”, c’est-à-dire un bon DUT).

Face à ce défi, notre faible taille et notre formation nous offraient à l’inverse deux atouts majeurs :

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dimanche, juin 15 2008

Repas d'équipe de l'association

Un repas a eu lieu mercredi 27 juin 2007. Il a fallu concilier les emplois du temps de ministre des membres (ce qui a pris trois bonnes semaines de concertation, incluant le choix du restaurant). Une grande partie de l'association a pu être présent. Le dîner était convivial, dans un restaurant italien, le Mezza Luna boulevard Saint Michel. Ci-dessous quelques photos de personnes rassasiées à la fois de l'estomac (vive l'Italie) et de l'esprit (on a encore refait le monde). L'arbre est très présent : pour une raison dont je n'arrive pas à me souvenir, je tenais à ce qu'il soit présent sur chaque photo.

il y a encore du texte après les photos, un peu comme une scène surprise finale après le générique des remerciements dans un film. Ma flemme m'en empêche, mais ça aurait été sympa d'avoir un trapèze comme dans Star Wars.

photo_1

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dimanche, juin 1 2008

Création du blog de l'équipe Polytechnique.org

Bienvenue sur le blog de Polytechnique.org, que j'ai l'honneur d'initier !

Les dernières semaines ont vu de nombreux développements, entre la ferme de wikis, les Google Apps, la sauvegarde des emails et l'IMAP pour y accéder. Aujourd'hui, nous lançons une phase de tests pour des blogs, qui seront bientôt accessibles à tous les polytechniciens et tous les groupes X qui en feront la demande.

Il n'y a rien de tel pour peaufiner un outil que de s'en servir, et c'est une très bonne raison pour commencer ce blog officiel. Cette méthode avait donné des résultats spectaculaires sur Polytechnique.net : lorsque nous nous sommes mis à l'utiliser sérieusement pour la gestion de l'association, nous avons trouvé de multiples idées d'améliorations.

Cependant, ce n'est pas la raison principale. Depuis longtemps nous souhaitions un moyen de communication vers les X plus souple que la lettre mensuelle, qui ne nous autorisait que huit lignes au début de chaque mois. Avec le blog, nous pourrons donner davantage d'explications sur le fonctionnement de nos outils. Je pense qu'il s'adressera à la fraction la plus avertie de nos utilisateurs, que j'invite vivement à s'abonner au flux RSS. Je compte aussi sur les commentaires pour nous fournir les retours d'expérience dont nous manquons parfois cruellement.

Merci à Florent pour son travail — grâce auquel un clic m'a suffi pour me connecter et rédiger ce message, merci à tous les testeurs et d'avance merci à tous nos lecteurs !

Aymeric, président de Polytechnique.org

PS : l'équipe communication interne, vous allez devoir passer à la vitesse supérieure ;)